Tuesday, June 17, 2014

SharePoint - Il Check-Out e i Documenti Fantasma!

Lo scenario spettrale nel quale i Documenti scompaiono alla vista di tutti, compreso il System Account, ha una spiegazione (quasi logica) e anche una soluzione!

Il Cliente segnala l'impossibilità di salvare un nuovo Documento (nuovo), creato con Word, con un dato nome.
L'utente X accede alla Document Library su cui è impostato check-in/out per modifica.
Clicca su Nuovo Documento, apre Word, modifica il file e, per qualche ragione, NON esegue Check-in.
Chiude Word, oppure si pianta (non raro), o il browser va in errore (ancora meno raro), o qualsiasi altro motivo per cui non viene archiviato il file.

In questo scenario, gli altri utenti non vedono il documento. Nessuno. Solo l'utente X.

L'utente Y crea un nuovo file e lo vuole salvare, chiamandolo come il file creato (e non archiviato) dall'utente X.
MA riceve un messaggio: Non è possibile salvare il file perché l'utente X sta già modificando un documento con quel nome.

Il sistema dice che c'è quel file, ma non si vede e non possiamo sovrascriverlo né modificarlo perché lo fa già utente X. Neppure System Account lo vede, neppure con Power Shell..

L'utente X sembra l'unico che può vederlo.
L'utente X è l'unico che può cancellarlo.
L'utente X può risolvere il problema.

L'utente X è in maternità.

Microsoft ha previsto, fortunatamente (per loro), lo scenario descritto, fornendo la possibilità, nelle configurazioni della Document Library, di visualizzare i documenti che non hanno ancora una versione: ovvero sono stati creati, ma mai ne è stato eseguito un check-in.

Il Link Manage files which have no checked in version è abbastanza esplicativo.


Mostra i file non archiviati, senza versione:

Selezionando un documento e cliccando su Take Ownership of Selection, l'utente corrente ha la possibilità di prendere il possesso dei file, sostituirsi all'utente che non ha eseguito l'archiviazione, e modificare il file.


Risulta quindi, nella library, finalmente il file:



"SharePoint Mystery - The case of the missing documents" racconta la nostra storia
http://www.networkworld.com/article/2346678/microsoft-subnet/sharepoint-mystery--the-case-of-the-missing-documents.html